公文的範例

為了維持機關上下等級及體制，以收指揮監督之效，根據公文的用途、性質，以及授受雙方的關係，如機關組織體制、地位、隸屬等關係，形成了一種規範化的行文系統，應考時若不能弄清楚各級機關行文系統的相互關係，則在用字遣詞、署名蓋印上，皆易發生各種舛誤，而遭扣分。是故在撰擬公文之前，必須先釐清發文與收文機關之間的相互隸屬關係和地位，以便採用最適當的行文方式，以及最為得體的行文語氣、用詞與簽署方式，而無越級行文之虞。

公文行文系統之種類可區分為

上行文、平行文、下行文等三種。所謂上行文，是指下級機關對上級機關有所請求，或報告時使用之文書；平行文則是同級機關或不相隸屬機關間相互表達意思之文書；而下行文，即是上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時使用之文書。三者格式雖然相似，然實質內涵卻有所不同，如祈請與期望目的用語：上行函使用「請　核准辦理」、「請　釋示」；平行函用「請　查核辦理」、「請同意見復」；下行函則用「希查照」、「希依規定辦理」（現今政府機關上下關係，已不如往日嚴格分明，故「希」亦可用「請」代替）。又如上行函語氣應恭敬；平行函語氣應不亢不卑；下行函語氣應謙和，都是製作公文時必須注意的細節。因此考試時必須先辨明「上行文」、「平行文」、「下行文」的撰擬立場，從而使用合宜的語氣、用字遣詞和署名蓋印的方式，這是製作公文應有的基本認識，不能不察。